MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Model sistem umum pada perusahaan
adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang
digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi
juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan
masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi
fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan
manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan
tersebut.
Jenis-jenis Model
Model Fisik
Model yang menggambarkan entity
dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya
seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb
Model Naratif
Model yang menjelaskan entity
secara tertulis / lisan. Model ini digunakan sehari-hari seperti penjelasan
tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
Model Grafis
Model yang mewakili entitynya
dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan
penjelasan naratif seperti laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah
seperti flowchart, DFD.
Model Matematis
Model Matematis digunakan dalam
pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model
matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat
lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan
tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point
(titik impas) adalah
BEP = TFC / P – C
Ket:
BEP : Break Event Point
TFC : Total Fixed Cost
P : Price
C : Cost
Model Sistem Umum
Sistem Fisik:
Sistem fisik perusahaan yang
mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input yang
datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya
output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena itu
sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan dengan
lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus Material
Material - material input
diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan
ditempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material
tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi,
material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan
sampai dikirim kepada para pelanggan.
Arus Personil
Input personil berasal dari
lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari
serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi
sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika
berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses
transformasi baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegawai bekerja bagi
perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi
sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya dan sumber daya itu
dikembalikan pada lingkungan.
Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari
pemasok dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga
atau sampai dua puluh tahun atau lebih. Namun akhirnya semua mesin dikembalikan
kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai
rongsokan.
Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari para
pemilik yang menyediakan modal investasi dan dari para pelanggan perusahaan
yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan
yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah yang
menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.
Konsep Dasar Model Sistem Umum
Perusahaan
Ada dua macam sistem terbuka,
yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol
dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi sistem.
Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil bagi signal
dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol kembali ke sistem.
Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan signal
feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah dibutuhkan
tindakan pembetulan.
Sistem Simpul Terbuka
Jika sebuah sistem tidak mempunya
simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka.
Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting
dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas
ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan
panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai
mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap.
Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini.
Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan
mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah.
Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki
keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).
Sistem Simpul
Tertutup
Merupakan sistem yang mempunyai
simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh
thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan
dengan setting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai
kebutuhan. Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah
manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk
membuat perubahan dalam sistem fisik.
Kontrol Manajemen
Manajemen menerima informasi yang
menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis
informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis
penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem
adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran dari output merupakan
bagian integral dari kontrol sistem. Laporan penjualan dari produk yang cepat
laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan dalam media
penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang akan
digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan.
Pemroses Informasi
Pada pembahasan ini kita
asumsikan bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa
model sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai
komputer. Model tersebut hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang
menggunakan mesin key-driven dan metode manual.
Penggunaan Model Sistem
Arus bahan melalui perusahaan
manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan
oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk
menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan dibawah
ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang
memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa
model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan memberikan struktur
dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi.
Supermarket
Semua sumber fisik mengalir
melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah bahan, yaitu barang
grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari manajer toko,
klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya, yang diperkerjakan,
bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya ada beberapa mesin
yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis barang pada counter
checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang lebih kecil,
seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa memperluas
katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari) display, dan
tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam supermarket
diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk pembayaran kepada
pemasok barang. Proses transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak
barang dagangan dan penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga
meliputi penyiapan sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan,
pemtongan daging, mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak.
Segala aktivitas yang membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual
dapat dianggap transformasi. Elemen manajemen dalam sistem konsep terdiri dari
manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses informasi adalah minikomputer yang
ditempatkan jauh dari area pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut di
hubungkan ke mesin pembaca kode jenis barang ke komputer mainframe yang berada
pada kantor pusat supermarket tersebut, mungkin berada di lain kota.
Minikomputer penyimpanan ini mengontrol mesin pembaca kode jenis barang dan
melengkapinya dengan keterangan harga dari berbagai barang. Ia juga
mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan menentukan item atau barang
yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik penjualan, dan sebagainya.
Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh kantor pusatnya, dengan
persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen toko (supermarket)
mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan pengamatan.
Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon terhadap situasi tertentu
situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh minikomputer
toko yang selalu memberikan informasi. Standart memberikan pedoman kepada
manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan dicapai. Manajer
menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk memonitor penampilan
yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart. Manajer menerima laporan
yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana yang tidak. Manajer
merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti mengatur jumlah
pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi obral, dan
menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat juga
menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
Lembaga Bantuan Hukum
Ada banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket.
Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang
profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk
melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental
dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melalui lembaga ini sangat
sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknote
resmi dan pensil. Walaupun dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan
hukum dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti yang digunakan
untuk supermarket. Tiap lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol.
Pada lembaga yang lebih besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang
disebut partner. Tanggung jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan
bahwa lembaga berjalan untuk mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum
kebanyakan tidak spesifik seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum
mungkin tidak mau menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau
memenangkan sejumlah perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita
anggap bahwa untuk kelangsungan operasi diperlukan dana. Proses transformasi
pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah (klien yang
mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir (klien yang
masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh pengacara yang
mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga tersebut. Seseorang dapat
mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang paling penting. Anda sering
melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak yang dipenuhi buku hukum.
Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu anda bahwa kunci
keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada pengetahuannya untuk
mencari bahan dalam buku tersebut. Beberapa lembaga bantuan hukum menggunakan
komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum karena keterbatasan waktu
untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem pemanggilan (untuk mendapatkan)
informasi mengenai hukum tertentu diperoleh dari lembaga tersebut dengan cara
berlangganan artikel mengenai hukum. Database hukum diperoleh dari lokasi pusat
yang menyimpan hasil kasus pengadilan. Pengacara memasukkan perintah untuk
meminta informasi kasus ke dalam terminal. Permintaan ini ditransmisikan ke
komputer sentral, tempat data dapat dipanggil, dan kemudian ditansmisikan
kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output ditampilkan pada layar atau
dicetak. Walaupun mungkin tidak ada standart formal, partner akan mengetahui
tingkat penampilan yang dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik.
Jika standart intuitif tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk
mengubah sistem fisik. Jika hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi
pemecahan (lembaga kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi
pengacara tambahan, pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan
hukum dapat dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan,
dan sebagainya. Model umum memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga
bantuan hukum ini. Pengacara yang baru saja lulus dari fakultas hukum
diharapkan dapat memenuhi elemen ini walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya
dan tidak mempunyai pengetahuan mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara
baru diharapkan memenuhi standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah
sistem informasi yang memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil
yang mempunyai kemampuan untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang
dapat diterima oleh manajemen partner dan klien.
Perusahaan Manufaktur PT.
Herdex Sejahtera
Persaingan yang semakin ketat
pada industri furniture, menuntut setiap perusahaan yang bergerak pada industri
ini untuk selalu mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas produknya. Hal ini
dilakukan pula oeh PT. Herdex Sejahtera dengan berupaya menghasilkan produk
yang berkualitas tinggi dalam proses produksinya, sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan oleh perusahaan serta keinginan konsumen. Saat ini PT Herdex
Sejahtera memiliki sistem pengendalian kualitas, yang secara terus menerus
dilakukan terhadap produk yang dihasilkannya. Pengendalian kualitas yang
dilakukan PT. Herdex Sejahtera tersebut dilakukan dari mulai penerimaan bahan
baku yang dipergunakan sampai dengan produk jadi.
Tujuan perusahaan melakukan
pengendalian kualitas dalam proses produksi furniture ini yaitu untuk menunjang
tercapainya visi dan misi dari PT. Herdex Sejahtera yang menyediakan dan
memenuhi kebutuhan furniture rumah dan perkantoran dengan perlengkapan yang
menjamin kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini
dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam upaya memberikan kepuasan kepada
konsumennya dalam mempergunakan produk furniture. PT. Herdex Sejahtera
mengharapkan konsumen-konsumenya memperoleh kepuasan terhadap produk-produk
yang dipergunakan, sehingga diharapkan konsumen melakukan pembelian ulang atau
melakukan pembelian terhadap produk-produk lainnya, yang pada akhirnya
PT.Herdex Sejahtera dapat menguasai pangsa pasar lebih luas lagi.
PT. Herdex Sejahtera membagi
hasil produksinya menjadi 2 kategori yaitu furniture dan asesoris. Pt Herdex
Sejahtera mempunyai sistem produksi yaitu input, proses dan output, sehingga
pengendalian kualitas dalam sistem produksi yang dilakukan pt herdex sejahtera
tdd tiga tahapan :
1. Pengendalian
pada kualitas bahan baku (input)
Pengendalian kualitas pada input
dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap bahan baku tang
digunakan daam proses produksi. Penggunaan bahan baku merupakan salah satu
faktor utama yang mempengaruhi proses produksi, dan pada akhirnya berpengaruh
juga terhadap kualitas produk yang dihasilkan. Apabila bahan baku yang
digunakan memiliki kualitas yang baik atau memenuhi standar maka barang yang
dihasilkan akan memiliki kualitas yang baik juga. Bahan baku yang
digunakan oleh PT. Herdex Sejahtera ini dikategorikan kedalam dua jenis bahan
baku berupa Bahan Baku Utama, yaitu kayu jenis Pertikel Board (Germany) dengan
ukuran 150 x 250 cm, dengan ketebalan 3cm dan 1,8cm. Bahan Baku Pembantu, yaitu
Melamine Face Chipboard sebagai bahan laminated. Pengendalian kualitas bahan
baku yang diterapkan meliputi proses pengangkutan, penyimpanan dan pengiriman
ke lantai produksi, dimana bahan baku yang akan dioah terlebih dahulu dilakukan
pemeriksaan kualitas bahan baku. Berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut untuk
memastikan bahwa kualitas bahan baku baik bahan baku utama maupun bahan
pembantu tersebut sesuai dengan standar dalam kualitas permukaannya maka
dilakukan pemeriksaan terhadap ukuran bahan baku yang digunakan tersebut. Pemeriksaan
kualitas bahan baku dilakukan yaitu pada saat suplier bahan baku mengirim bahan
pesanan untuk disimpan dalam gudang. Ketika bahan baku datang dari supplier
pemeriksaan terhadap bahan baku tersbut dilakukan melalui beberapa tahapan, hl
ini dilakukan untuk mengetahui kualitas bahan baku yang akan disimpan digudang.
Pemeriksaan tersebut terdiri dari jumlah pesana, ukuran, ketebalan dan
permukaan disesuaikan dengan pesanan. Setelah bahan baku dilakukan
pemeriksaan dan disesuaikan dengan standar perusahaan maka bahan baku
diakatakan siap untuk digunakan dalam proses produksi, selanjutnya bahan baku
yang dikatakan lolos pemeriksaan disimpan digudang dan siap untuk proses
produksi.
2. Pengendalian
pada kualitas proses produksi (process)
Pengendalian kualitas pada
process dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap proses
produksi yang terdiri dari proses pemotongan (cutting) dan proses aminasi
(laminated). Kualitas kedua proses produksi ini merupakan salah satu faktor
utama yang mempengaruhi kualitas hasil produk yang dihasilkan. Apabila proses
pemotongan dan laminasi yang dilakukan memiliki kualitas yg kurang baik atau
tidak memenuhi standar maka barang yg dihasilkan akan memiliki kualitas yg
kurang baik juga, bahkan termasuk kategori produk cacat yang tidak dapat
digunakan/dipasarkan. Pengendalian kualitas proses produksi ini dilakukan
setelah prose pemotongan dan proses laminasi saja. Jadi dalam setiap tahapan
proses diartikan berjalan seperti biasa dan bila terdapat mesin yang rusak pada
saat proses produksi maka baru dilakukan pengecekkan. Agar didalam proses
produksi tidak menimbulkan produk cacat. Apabila ditemukan penyimpangan didalam
proses penngemasan, maka karyawan atau operator yg bertanggung jawab terhadap
penyimpangan tersebut segera melaporkan kepada manajer produksi. Bahan
baku yang masuk ke proses produksi, sebelum dilakukan pemotongan terlebih
dahulu dilakukan pelumasan dies (cetakan) pada Machine Robotic. Kemudian
operator mesin, memasukkan bahan baku pada mesin pemotong ini dilakukan dengan
memeriksa kualitas hasil pemotongan. Apabila kualitas hasil pemotongan tidak
sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan reproses menjadi bahan
baku untuk ukuran produk yg lebih kecil. Namun apabila kualitas hasil
pemotongan sudah sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan proses
laminated atau pembentukan tepian (penyatuan cetakan). Pengendaian kualitas
pada proses produksi dilakukan pula setelah proses laminated dilakukan. Apabila
kualitas hasil laminated tidak baik, maka dilakukan reproses dengan melakukan
laminated /penyatuan cetakan ulang.
3. Pengendalian
pada kualitas hasil produk (output)
Pengendalian kualitas hasil
produksi ini dilakukan melalui kegiatan Inspection (pemeriksaan) yg dilakukan
secara fisik yaitu mengenai penyambungan permukaan meja dengan kaki meja serta
dalam hal pengemasan produk akhir. Berikut ini merupakan beberapa cara yg
dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam rangka melakukan pengendalian kualitas
terhadap produk jadi, antara lain :
ü Apabila
hasil produksi terhadap produk cacat, dengan tingkat kecacatan yang tinggi maka
produk tersebut akan dibuang.
ü Apabila tingkat
kecacatan pada produk dapat diatasi maka dilakukan perbaikan sesuai dengan
cacatnya.
ü Setiap
produk yg telah lulus pemeriksaan, akan dikumpulkan digudang untuk kemudian
dikirimkan ke konsumen.
